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遷ろいゆく関心事を書き留めていく

チームで共有すべき情報は作業進捗ではなくToDoだと思う理由

「情報共有は大事」ってしょっちゅう言われることですが、議論のポイントになるのは情報共有の方法や便利なツールなどであることが多く、そもそも共有すべき情報というのは一体何なのかが具体的に示されることは少ないように感じます。最近、チームで何を共有したら良い結果が生まれるかをぼーっと考えています。

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photo credit: Pete Boyd via photopin cc

 

よくある「チームミーティング」で共有される情報

チームで仕事を進める上で共有される情報には、行動予定・スケジュール、プロジェクト・タスクの進捗、仕事に関連する情報やアイデアなど様々なものがありますが、マネジメントする立場にある人がメンバーに報告させようとする情報は、「進捗」であることが多いです。

チームメンバーが集まって定期的にミーティングを行う、というのは会社でよく見られるシーンだと思いますが、各メンバーが作業進捗と直近の予定などを報告するだけの会議になっていることは多いのではないでしょうか。

マネージャーにとって部下のタスク進捗を管理することが重要な仕事の一つですから、これは当然のことといえますが、チーム内の一人ひとりのメンバーが共有すべき情報とは、果たして他のメンバーの作業進捗だけでしょうか?

 

チームでToDoを共有するメリット

最近よく思うのは、チームのメンバー間では仕掛り中の仕事の進捗だけでなく(というより、それ以上に)、「これから行おうと思っていること」や、「いつかやりたいと思っていること」といった各自のToDoをチーム内で共有すべきではないか、ということです。

ここで言っているToDoとは、例えばその日に行う予定のタスク、電話をかける、メールを送る、といったことの備忘録というよりは、「今はまだ明確なタスクにはなっていないけど、将来的にやろうと思っていること」といった、今後のプランという意味合いが強いです。

「現在仕掛り中の作業の進捗」ではなく、「これからやろうと思っているToDo」を共有することのメリットには、以下の3点があると思います。

1. タスクに取り掛かる前の方が本質的なアドバイスをしやすい

既に作業に取り掛かっている(つまり進捗状態にある)メンバーに対してできるアドバイスというのは、作業のやり方であったり、間違いの指摘であったり、補助的な情報提供であったりと、どちらかというと細かな点についてです。しかし、作業に取り掛かる前であれば、アプローチの仕方や、前に似たようなことをやったことがあればそのときの情報といった、タスクの結果の出来や良し悪しを左右するような本質的なアドバイスをしたり受けたりしやすくなります。

2. 自分がやろうとしていることとリンクさせられる

他のメンバーがこれからやろうとしていることを知っていれば、自分がやろうとしている仕事の方向性を少し変えて協力を得られやすくするように調整したり、相乗効果が生まれるようにリンクさせたりすることができます。仕事が走り出してからメンバー同士のタスクをリンクさせることを意識しても、なかなか変更するのは難しいものですが、走り出す前であれば格段に調整がしやすくなります。

3. メンバーのToDoから新たな気付きやアイデアが生まれる

例えば「○○プロジェクトの予備調査として××について調べておきたい」といった他のメンバーのToDoを知ることで、「そうか、事前に××がわかっていれば自分がやってる別のプロジェクトでも効果がありそうだ」と気付いたり、「××を調べれば、別の商品にも応用できるんじゃないか」といった新しいアイデアの発想に繋がることがあります。

 

チームでToDoを共有するのに便利なWebサービス&アプリは、やっぱり「Wunderlist」

ToDo管理をするためのWebサービスやアプリは世の中にたくさんありますが、ほとんどのものは個人用に作られていて、他者と共有することができるものはさほど多くありません。また、他者と共有する機能があっても、一つ一つのタスクを個別に共有しなければならないタイプのものが多いです。

そこで使うべきは、やはり「Wunderlist」です。

Wunderlist

ToDo管理アプリとして非常に人気ですが、チームでのToDo共有にも完璧に対応してくれます。また、iPhoneiPad・Mac・Windows・Androidの主要な5つのプラットフォームに全て対応しており、メンバーが使うデバイスがバラバラでも全く問題になりません。

Wunderlist: 良デザインの無料ToDoアプリが大幅アップデート!要チェックです。 - たのしいiPhone! AppBank

[iPad] Wunderlist: 人気のToDoアプリがiPadに対応!リストのメール送信も可能に。無料。 - たのしいiPhone! AppBank

アプリの基本的な使い方はAppBankさんの記事がとても分かりやすいので割愛しますが、最後にチームメンバーでToDoを共有する場合の基本的な使い方をメモ的にご紹介しておきます。

まず、各自がチームメンバーに共有するためのリストを各々で作ります。仮に、チームにABCDEの5人がいたら、それぞれが1つずつリストをつくり、他の4人を招待します。これで、自分がToDoを書き入れるToDoリストと、他の4人のToDoリストが出来上がります。

Wunderlistは様々なビューでリストを表示できますが、「すべて」と「完了」のビューではメンバーごとにToDoがまとまって表示されるので、一覧してメンバーのToDoを確認することができます。

(※「共有用のリストを1つ作ってそこにみんなでToDoを入れていく」というやり方はオススメしません。ToDoタイトルに各自の名前を書いたりしないと誰のToDoか分からなくなってしまいます。もしメンバー共通のリストを作るなら、メンバーに対してアンケートを取るときなどに使うのがいいかもしれません。)

 

 

*** あとがき ***

ToDoにしても、進捗にしても、「作業としてやらなければならないこと」より、「仕事全般に対する思い・気持ち」といったことを共有した方が、いろいろスムーズにチームとして仕事を進められる、と思うんだよなぁ。